Selvom en frivillig arbejdsplads ikke er et sted, hvor man får løn, så er det stadig en arbejdsplads. Det er et sted, hvor mennesker mødes, arbejder sammen, producerer noget og aspirerer mod noget. Nogle mennesker lægger rigtig mange timer i frivilligt arbejde, andre færre.
Men fælles for dem alle er, at de har lige så meget ret til et godt arbejdsmiljø og en fair fordeling af pligter og opgaver, som når de er på deres lønnede arbejde. I en frivillig forening er en god stemning, gode vilkår og god organisering derfor vigtige at have fokus på.
Administration spiller en vigtig rolle
En af farerne ved en frivillig forening er, at det hele godt kan gå op i hat og briller, fordi ledelsesstrukturen er for flad. Fordi alle er der frivilligt, er der ingen, som tager ansvaret og styringen. Og det kan gå rigtig galt, for så bliver opgaver ikke udført ordentligt, og der kommer dårlig stemning.
Derfor er det vigtigt med en stærk administration, også selvom denne også er styret af frivillige. Det er et vigtigt job i sig selv at organisere, fordi det skaber ro, effektivitet og struktur. Her kommer 3 tips til, hvordan frivillighed bedst og mest effektivt kan koordineres.
Vælg administratorer
Det første, man bør gøre, er at vælge nogle faste administratorer. Det kan være, at én skal stå for at koordinere mødetider, en anden skal stå for at koordinere arbejdstimer, og en tredje skal stå for ting som kontakt, registreringer og andet forefaldende arbejde.
Når ansvarsposterne bliver fordelt helt konkret, er der ikke tvivl om, hvem der er foreningsadministrator, og hvem der ikke er. Det gør det nemmere for alle at vide, at de konkrete koordinationsopgaver bliver varetaget.
Lav en fælles kalender for alle aktive
Et rigtigt smart hjælpemiddel kan også være at sørge for, at der kommer et digitalt system, som alle de aktive frivillige kan tilgå og bruge. Det kunne for eksempel være en åben kalender, hvor man kan se, hvad folk laver og hvilke aktiviteter, der er i gang i foreningen.
I denne kalender kan man også lave for eksempel en mødeindkaldelse. I stedet for at skulle ringe eller sende mails kan man lynhurtigt arrangere et møde med flere personer på én gang. Det sparer en masse tid og energi og gør kommunikationen nemmere.
Kommuniker på tværs af grupper
Og apropos kommunikation, så er netop dette aspekt enormt vigtigt i en frivillig forening – især, hvis det er en større én af slagsen. En følelse af fællesskab er nemlig helt essentiel for, at alle føler, at de er med i beslutningerne, har indflydelse og er en del af projektet. Derfor må man ikke være indadvendt og kun snakke med sin egen lille projektgruppe.
I en frivillig forening skal man kunne kommunikere på tværs af arbejdsopgaver og projekter. Man skal kunne bruge af hinandens viden og resurser, og så skal man vise interesse for hinanden. Det skaber ikke kun en mere effektiv proces, men også en bedre stemning.
Seneste kommentarer